ความเงียบมีราคาแพง อาจทำให้เราพลาดโอกาสดี ๆ หรือสัญญาณเตือนสำคัญไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อประชุมกันแล้วสมาชิกในทีมเลือกที่จะเงียบ ไม่แสดงความคิดเห็นอะไรเลย เขาอาจมีแนวคิดดี ๆ ที่ไม่คุณคาดไม่ถึงมาก่อน แล้วในฐานะผู้นำหรือหัวหน้าควรจะรับมือกับสถานการณ์นี้อย่างไร ในบทความนี้เราจะแนะนำวิธีที่คุณจะช่วยให้ลูกน้องพูดคุยในที่ประชุมมากขึ้น 

5 สาเหตุที่ลูกน้องเงียบในที่ประชุม

1) คิดว่าหัวหน้าไม่รับฟังหรอก 

ส่วนใหญ่หัวหน้าแสดงออกแบบนั้นด้วยคำพูดหรือภาษากาย เช่น ลูกน้องยังพูดไม่หมด หัวหน้ารีบอธิบายความคิดตัวเองทันที หรือ วิพากษ์วิจารณ์ตัดสินความคิดลูกน้องตลอดเวลา การขมวดคิ้วหรือมองบนแสดงว่าความคิดเขาไม่เข้าท่า

2) คิดว่าหัวหน้ามีคำตอบหรือไอเดียอยู่แล้ว 

เขาอาจคิดว่า พูดอะไรก็ไม่ได้มีน้ำหนักจริงๆ ความเห็นของเขาไม่มีประโยชน์อะไร เพราะสุดท้ายหัวหน้าคงตัดสินใจได้แล้ว เขาเลยไม่อยากเสียพลังงานมาคิดและออกไอเดียอะไร จึงเงียบในที่ประชุม

3) เขายังคิดไม่ออก

อาจเป็นเพราะเขาไม่มีความรู้มากพอในเรื่องที่ถาม ไม่ทันได้เตรียมตัวมาก่อน ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมถึงจะตัดสินใจได้ชัดเจน หรือเขาอาจไม่ได้ถูกฝึกให้คิดจนเก่ง และโตมาในระบบการศึกษาที่ไม่ได้เปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็นมากนัก

4) เพราะความแตกต่าง

เขารู้สึกว่าตัวเองแตกต่างจากคนอื่น เขาอาจะเพิ่งเข้ามาร่วมงานแล้วอยากสังเกตสถานการณ์ก่อนที่จะพูดอะไรออกไป หรือบางคนอาจจะเงียบเพราะเห็นต่าง กลัวว่าพูดไปก็เหมือนขัดแย้งและเพื่อนอาจไม่เห็นด้วย ภาวะแบบนี้ต้องอาศัยความวางไว้วางใจในทีม และต้องสร้างวัฒนธรรมของการคิดต่างว่าทุกคนสามารถคิดต่างอย่างสร้างสรรค์ได้

5) โนสนโนแคร์

ลูกน้องไม่ได้สนใจบริษัท หัวหน้า หรือเป้าหมายของทีมแล้ว เขาแค่ทำงานไปวันๆ ให้ได้เงินเดือน เกิดภาวะขาด employee engagement จริง ๆ ถ้าไม่ใช่เพราะเราเลือกคนมาผิด ก็อาจจะมีเหตุการบางอย่างเกิดขึ้น ทำให้เขาหมด Passion  อาจไม่ใช่ความผิดของหัวหน้าทั้งหมด แต่หัวหน้าสามารถช่วยสร้างบรรยากาศและความสนใจในงานได้อีกครั้ง

10 เทคนิคที่ทำให้ลูกน้องกล้าพูดในที่ประชุม 

1) เริ่มการประชุมด้วยการชวนทุกคนคุยเบาๆ

เช่น ถามว่าวันนี้ยุ่งเรื่องอะไรอยู่ กลางวันไปกินข้าวไหนมา เทคนิคอยู่ที่การถามไถ่ทุกคน ให้รู้สึกว่าทุกคนเป็นส่วนหนึ่งขององค์ประชุมวันนี้

2) บอกให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าเราอยากให้เขาพูดหรือแชร์เรื่องอะไร

เช่น “เดี๋ยวพี่จะเล่าปัญหาที่ลูกค้าบอกมา แล้วอยากให้ทุกคนช่วยกันวิเคราะห์ว่ามันอาจเกิดจากอะไรได้บ้าง”

3) ถามคำถามง่ายๆ ให้เขาตอบได้

เช่น แทนที่จะถามว่าปัญหานี้จะแก้อย่างไร อาจถามว่า “เคยเจอปัญหาคล้าย ๆ แบบนี้ไหม”  สังเกตว่าการใช้คำถามปลายปิด (ที่คนตอบจะตอบใช่หรือไม่ใช่เท่านั้น) ก็อาจมีประโยชน์ในกรณีนี้

4) ตั้งกติกาการตอบให้ทุกคนมีส่วนร่วมได้ง่ายๆ

เช่น “เดี๋ยวขอสามคำว่าในเรื่องนี้รู้สึกอย่างไร” จากนั้นก็วนให้ทุกคนได้พูดสั้นๆ โดยอาจยังไม่ต้องอธิบายมากมาย

5) ฟังให้จบโดยไม่ขัดหรือรวบรัดตัดตอน

บางครั้งหัวหน้านึกไปเองว่า “แค่ขึ้นต้นก็รู้แล้วว่าจะพูดอะไร”  ระวังให้ดีเพราะความคิดแบบนี้แสดงว่าเราเองกำลังมีอคติ สิ่งที่เรารู้อาจมาจากแค่ประสบการณ์เราแต่ไม่ใช่มุมมองเขา และถึงแม้สิ่งที่เขาพูดเราจะพอรู้อยู่แล้ว แต่การรอให้เขาพูดให้จบ เรากำลังสื่อสารกับเขาว่าเราเห็นคุณค่าของการที่เขาพูดแสดงความคิดเห็น

6) อย่าเผลอตัดสินว่าความคิดนี้ดีหรือไม่ดี ถูกหรือผิด

อย่าพูดทำนองว่า “ไอเดียนี้ทำไม่ได้จริงหรอก” “คือเข้าใจนะ แต่…”  ถ้าเราอยากเรียนรู้ร่วมกัน เราต้องวางความถูกผิดลงเสียก่อน เรามุ่งให้ทุกคนได้พูดไอเดียตัวเอง เพราะถึงเราไม่ได้ตัดสินใจเลือกความคิดนั้น การที่ทุกคนได้คิดและพูดจะเกิดการกระตุ้นให้คนอื่นในทีมคิดและพูดด้วย 

7) ขอบคุณและใช้ประโยชน์จากสิ่งที่ทุกคนพูด

วิธีฝึกง่ายๆ สำหรับคนเป็นหัวหน้าในที่ประชุมคือ ไม่ว่าใครจะตอบอะไรมา เราสามารถพูดทำนองว่า “ขอบคุณที่แชร์มุมมองกับทีม ทำให้เราเข้าใจกันมากขึ้น”  หรือถึงแม้ลูกน้องจะเสนอไอเดียที่เราไม่เห็นด้วยทั้งหมด แต่ก็มีบางอย่างที่เราชอบ สามารถพูดทำนองว่า “ขอบคุณมาก ไอเดียนี้ก็ดีมากเพราะ… และพี่อาจมีคำถามเพิ่มคือ… เดี๋ยวเรามาช่วยกันคิดต่อ”  หรือ “ขอบคุณมากที่ให้ความเห็นนี้ มันทำให้พี่เข้าใจมุมมองน้องมากขึ้นแล้ว” 

8) ฝึกคิดบ่อยๆ

คุณอาจใช้เวลา 5 นาทีสร้างเป็นเกมระดมสมองเล็กๆ  กับทีมในการประชุมทุกครั้ง เช่น “เอ้า ถ้าลูกค้าพูดแบบนี้ เราจะตอบอย่างไรได้บ้าง” หรือ “ถ้าเราอยากขอความร่วมมือจากอีกทีมหนึ่ง เราจะพูดกับเขาอย่างไรดี”  ถ้าเล่นเกมแบบนี้บ่อยๆ  จะแก้ปัญหาคิดไม่ออกได้ พอเจอปัญหาที่ต้องช่วยกันถกเถียงจริงๆ ทีมจะพร้อมขึ้นมาก

9) ตอกย้ำด้วยคำพูดและการกระทำ

บอกเขาว่าเราชอบให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการคิดและแก้ปัญหา และเราชอบความคิดที่หลากหลาย  การทำแบบนี้ คนเป็นหัวหน้าสามารถฝึกได้แม้นอกการประชุม  เช่น การชื่อชมน้องว่า “ขอบคุณมากที่ให้ข้อมูลพี่เรื่องร้านอาหารเมื่อวานนี้”  “พี่ชอบมากที่เราถามและชวนเพื่อนคิดเรื่องนี้” “ขอชื่นชมน้องเอ ที่บอกเทคนิคนี้แก่น้องบี” หรือ “พี่ชอบจังเลยที่เราช่วยกันคิดในห้องประชุม ถ้าพี่คิดคนเดียวคงไม่รู้สึกสนุกแบบนี้”

10) ให้การบ้านไปทำก่อนเข้าประชุม 

ให้แต่ละคนได้เตรียมข้อมูลและความคิดเห็นของตัวเองในหัวข้อที่เกี่ยวข้องก่อนล่วงหน้า โดยอาจจะให้น้อง ๆ ส่งคำตอบมากทางอีเมลก่อน แล้วส่งคำตอบทั้งหมดนั้นให้ทุกคนอ่าน เพื่อให้ทุกคนได้มีโอกาสที่จะคิดเกี่ยวกับไอเดียที่เพื่อนเสนอมา เมื่อเข้าสู่ประชุม ทุก ๆ คน รวมถึงคนที่ปกติไม่ค่อยพูดหรือคิดไม่ค่อยออก จะได้มั่นใจที่จะพูดและแสดงความคิดเห็นมากขึ้น ซึ่งวิธีนี้ยังทำให้การพูดคุยลื่นไหลและเป็นระบบมากขึ้นด้วย